“Hay juntas que pudieron solucionarse con un correo electrónico”. Esta máxima de la buena operación de una empresa aplica perfectamente para las reuniones a distancia que se realizaron durante el confinamiento y que seguramente se mantendrán como parte de la operación de muchos negocios después de la crisis del Covid-19.
La flexibilización de las restricciones de distanciamiento social planteó un nuevo reto a los empresarios que necesitaron llevar sus actividades al siguiente nivel. Es decir, incorporar soluciones digitales a la mayoría de las reuniones en persona.
Aun asi, para este momento, parece ser que empieza a aparecer la ‘fatiga de Zoom’ en los últimos meses, según señala en un análisis Andrés Escandón, director regional para Latinoamérica y el Caribe de la Asociación Internacional de Congresos y Convenciones (ICCA, por su sigla en inglés).
“La tecnología para eventos digitales siempre ha existido; la pandemia la forzó para reuniones y juntas de trabajo cuando antes, ni lo hubiéramos imaginado. Sin embargo, contrario a la creencia general, la tecnología no logrará reemplazar a los eventos cara a cara”.
“Hoy en día tenemos claro que los procesos de capacitación, juntas de trabajo, se pueden hacer sin ningún problema en una plataforma, y puedes tenerlas a larga distancia. Pero el tema de reunir personas para tener un intercambio de ideas, y durante los breaks y recesos, la gente sale, convive, platica, al terminar tenemos reuniones y la gente sigue haciendo negocio.”, asegura Andrés Escandón.
El mercado se ha adaptado a una modalidad que parece que llegó para quedarse: la híbrida. Y la industria de reuniones no ha sido la excepción.
Así es como la comunicación llega poco a poco al formato de salas híbridas, que es capaz de resolver los problemas actuales con eficacia.
¿QUÉ SON LAS REUNIONES EN SALAS HÍBRIDAS?
Las reuniones en salas híbridas son una forma innovadora de colaboración que incorpora elementos de las experiencias presenciales y virtuales en un evento conjunto. Y esta a su vez, sirve a todos los públicos de una manera fácil.
Este término implica cualquier tipo de conferencia, presentación, seminario o taller. En el que los asistentes pueden participar tanto virtual como físicamente.
Al ofrecer opciones de comunicación y entrega de contenidos actualizados, facilita la participación entre los invitados presenciales y en línea. Todos participando por igual en el debate y se mantienen centrados en el tema. Todo sucede en tiempo real, como si todos estuvieran sentados uno al lado del otro.
MODOS DE CONFERENCIA
Es posible distinguir dos formatos principales de modos de conferencia adecuados para las reuniones híbridas
Simétrico
En este tipo de salas híbridas, los equipos locales y remotos interactúan plenamente entre sí. Todos se escuchan y se ven, teniendo la posibilidad de comunicarse. Es ideal para equipos pequeños y mesas redondas.
Basado en roles
La audiencia virtual se divide en dos grupos:
Estos son asignados por el administrador. Este formato es ideal para reuniones de personal.
En este contexto, las reuniones en salas híbridas ofrecen al facilitador una gran flexibilidad para mantener el evento en marcha. Aunque la mayoría de los participantes estén por todo el mundo, ante la incertidumbre actual, esta solución única parece un canal óptimo para la colaboración.
¿ES LO MISMO UNA REUNIÓN EN SALA HÍBRIDA A UNA REUNIÓN VIRTUAL?
Es común que se crea que son iguales porque en ambos casos las personas acuden al uso de videoconferencias para llevar a cabo las reuniones. Sin embargo, no se consideran iguales por un detalle específico:
Las salas híbridas son reuniones de al menos un grupo de participantes de manera presencial que se conecta digitalmente, otras personas están de manera digital y puede ser en múltiples ubicaciones. Y en las videoconferencias todas son de manera virtual.
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VENTAJAS DE LAS SALAS HÍBRIDAS Las reuniones en salas híbridas combinan las mejores características de las reuniones tradicionales y virtuales. Entre las características que más destacan están: • Utilizados habitualmente para ampliar el alcance y potenciar el interés • Garantiza una experiencia segura al reducir la presencia física. Pero permitiendo que la reunión se realice • Es capaz de unificar múltiples eventos que ocurren simultáneamente en diferentes lugares. • Permite a los asistentes remotos participar de forma individual o en grupo desde una ubicación cómoda. • Ofrece la posibilidad de escoger a un público realmente amplio de invitados virtuales y presenciales. |
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En general, los participantes en salas híbridas no están limitados a una sola sala o lugar. Pueden unirse a las sesiones en línea desde su apartamento, oficina, el hotel o incluso mientras están acostados en la playa.
Así, este formato contribuye a reducir considerablemente los costos del evento. Por ejemplo, vuelos, alojamiento, comidas, etc.
Añadir elementos digitales a una reunión presencial abre nuevas oportunidades de participación que no son posibles en un evento estrictamente presencial.
Con la ayuda de sus dispositivos, los participantes virtuales pueden hablar entre sí, dar «me gusta» y compartir información. Al mismo tiempo, el orador puede organizar encuestas para los asistentes virtuales y presenciales.
Ocurre que, durante un debate, algunas opiniones pueden quedar sin escuchar debido al dominio de alguien. Las reuniones en salas híbridas hacen que las audiencias virtuales y presenciales estén al mismo nivel, lo que permite a los participantes remotos desarrollar una opinión y contribuir a la discusión de forma natural y cómoda.
Además, ayuda a superar el miedo a hablar en público, haciendo que los invitados introvertidos se sientan más a gusto con sus aportes en el proceso de comunicación.
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