Eliminar tres reuniones a la semana aumentaría en un 70% la productividad de la empresa. Así lo aseguran desde el Instituto Tecnológico de Massachusetts (MIT). El MIT también ha realizado un estudio en el que se advierte que si en las empresas hubiera tres días sin reuniones la productividad aumentaría en un 73%.
Según indican, la reducción en el número de reuniones también tendría un efecto positivo en la salud mental de la plantilla, al poder reducirse el estrés en un 57%.
A la misma conclusión llegan investigadores de Harvard, que consideran que el 70% de las reuniones impiden a los trabajadores realizar un trabajo productivo durante su jornada. En este sentido también advierten de que los directivos recién ascendidos tienen casi un tercio más de reuniones que los más experimentados.
Es por eso que vienen buenas noticias en este sentido, dado que los nuevos modelos de trabajo, como el reporte por objetivos, el trabajo a distancia y la reducción de la jornada, anuncian formatos más profesionalizados, flexibles, con menos personas y horarios reducidos. Tanto es así que incluso ya hay empresas que han abierto el abanico a que sea el propio empleado quien decida sobre su asistencia si no la considera efectiva. Y todo en aras de paliar el impacto que tienen las reuniones en la productividad.
Y da igual su estilo u objetivo: informativas, ejecutivas, de asesoramiento y toma de decisiones, de puesta al día, de ideas, innovación o tipo team buildings. Las compañías se han empezado a dar cuenta y a tomar nota de lo que decenas de estudios vienen predicando hace tiempo.
REDUCCIÓN DEL ESTRÉS
El profesor colaborador de los Estudios de Economía y Empresa de la Universitat Oberta de Catalunya (UOC) Manel Fernández, por su parte, advierte que la disminución del estrés está ligada a las reuniones digitales. Según dice, “en este tipo de encuentros virtuales existe una concentración mayor en el tema que se está tratando, y son menos importantes los aspectos complementarios, como la posición, la ropa, los elementos accesorios, los saludos al inicio, etc.".
Además, apunta que el lenguaje no verbal es menos relevante cuando se está teniendo una reunión virtual, lo que también podría contribuir a reducir los niveles de estrés que provoca la presencialidad.
Así, las reuniones virtuales sean más efectivas que las presenciales. Lo aseguran los investigadores Melanie Brucks, de la Universidad de Columbia, y Jonathan Levav, de la Universidad de Stanford.
Según la investigación que han realizado, este tipo de reuniones permiten a los trabajadores centrar más su atención en lo que se está tratando en la reunión en vez de en otros estímulos.
Por ejemplo, un estudio de Atlassian, empresa australiana que ofrece soluciones tecnológicas para optimizar procesos internos y externos, revela que el 91% de los asistentes se distrae en las reuniones, el 73% hace otras cosas en su transcurso y nada menos que el 39% llega a echar una cabezada. “Hay una completa transformación en los formatos presenciales y se avanza a una mejora continuada de las digitales, sobre todo en su planificación”, apunta la consultora Raquel Roca, autora del libro Knowmads. Los trabajadores del futuro.
Y en todos los casos Roca se refiere al derecho del empleado a no asistir “cuando no hay nada que aportar”, lo que representa “un salto de gigante” para la experta.
Otra práctica, que comienza a extenderse en las grandes compañías, evita convocar reuniones fuera del horario de trabajo.
Herramientas y metodologías telemáticas y de fácil manejo han posibilitado toda esta marea de cambios. La mejora viene por la introducción no solo de un moderador y un orden, sino por la definición de objetivos claros a conseguir. “Esto evita la desconexión, falta de interés, merma del compromiso o la sensación de aislamiento”, indica Roca.
En renuiones de trabajo digitales, la experta recomienda “no sobrepasar los 45 minutos ni seis asistentes” e insiste, sobre todo, en el respeto digital. “Hay momentos en los que uno no puede ser convocado a una reunión porque no puede ser interrumpido y hay que respetarlo”, zanja.
El home-office divide la tipología de las reuniones en función de su eficacia. Las telemáticas se han revelado como el formato más productivo para las comunicaciones a las plantillas. Algo que va mucho más allá. “No se trata solo de saber manejar bien las herramientas que hacen posible este tipo de reuniones. Esto va de ser completamente digital, de integrar la digitalización en la forma de pensar y en las nuevas metodologías orientadas al bienestar de la persona y su productividad”.
Roca recomienda las reuniones presenciales “cuando se persiguen objetivos funcionales, cocreativos, nunca informativos, y en las que hay que tomar decisiones o llegar a resultados. Son reuniones para que pasen cosas y resolver asuntos”.
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